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Obrigações acessórias: cuidados necessários e impactos da entrega de dados inconsistentes

Obrigações acessórias: cuidados necessários e impactos da entrega de dados inconsistentes

Em um mundo cada vez mais tecnológico, não é novidade que as mudanças na área contábil e fiscal são constantes.

Diversas obrigações acessórias são criadas e constantemente atualizadas, objetivando facilitar as validações realizadas da Receita Federal do Brasil, evitando fraudes, sonegação e até mesmo a lavagem de dinheiro.

Cada vez mais, vem se investindo recursos para garantir um melhor cruzamento e validação das informações enviadas a RFB.

Informações essas que podem ser utilizadas pelo governo, instituições financeiras, investidores, sócios e administradores.

Neste artigo traremos exemplos de validações que podem ser realizadas antes e na geração das obrigações acessórias, reduzindo riscos de possíveis intimações e penalidades. 

Mas antes, o que são e quais as principais obrigações acessórias?

Manter a empresa regularizada perante ao governo é de extrema importância, não estar em conformidade pode impactar diretamente no fluxo de caixa, gerando multas e impedindo a liberação de recursos com instituições financeiras, por exemplo.

As declarações acessórias são obrigações mensais, trimestrais ou anuais e devem ser declaradas ao governo pelo contribuinte demonstrando receitas, despesas, impostos apurados e as questões trabalhistas.

Para cada regime tributário existem obrigações específicas e obrigatórias, e cada uma delas tem um prazo já determinado. Abaixo, algumas das obrigações acessórias mais comuns:

  • Nota Fiscal Eletrônica (Nf-e): O que muitos não sabem é que a nota fiscal eletrônica é sim uma obrigação acessória. É um documento eletrônico, que deve ser emitido sempre que houver a circulação de mercadorias ou a prestação de serviços.
  • EFD-ICMS/IPI: É o processo de escrituração digital, que estabelece que os contribuintes encaminhem as informações sobre ICMS e IPI, ou seja, é a digitalização de todas as informações de interesse do fisco com os seus contribuintes, a ser entregue de forma mensal.
  • EFD-Contribuições: Trata-se da escrituração digital do PIS/Pasep e da Cofins, entregue de forma mensal;
  • Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD Reinf): É a escrituração de rendimentos pagos e retenções de Imposto de Renda, Contribuição Social do contribuinte;
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTF): É uma declaração mensal de competência da união, que contém informações sobre os impostos federais. É voltada para empresas enquadradas no Lucro Real ou Lucro Presumido;
  • Escrituração Contábil Digital (ECD): Transmite os livros contábeis, como por exemplo: diário, razão, balancetes, balanços. Deve ser transmitida até o último dia do mês de maio, é uma declaração obrigatória para pessoas jurídicas pertencente os Lucro Real e Lucro Presumido.
  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF): Tem como objetivo informar as operações que influenciam a base de cálculo de IRPJ e CSLL. Seu prazo é 31 de julho e ficam obrigadas ao envio as pessoas jurídicas do Lucro Real, Lucro Arbitrado e Lucro Presumido.

Como observado, são inúmeras as declarações que devem ser apresentadas ao fisco, contemplando um rol gigantesco de informações.

A geração e o envio das declarações são de responsabilidades do profissional contábil, que por muitas vezes, devido ao grande volume de dados e documentos, não consegue olhar com a devida atenção para todas as operações apresentadas.

Assim, é importante seguir alguns cuidados enquanto conferências dos dados em todas as etapas, desde a importação do XML até o momento da geração das obrigações de fato.

Pensando nisso, abaixo demonstramos alguns exemplos que podem ser implantados na rotina da sua empresa. 

Cuidados para um resultado eficaz

Tão importante quanto o envio e transmissão dos arquivos, é o que está informado neles, as informações declaradas.

A implementação de conferências e cruzamentos é algo que vem auxiliando as empresas a manter as informações de acordo com a realidade, afastando riscos financeiros e penalidades, caso haja fiscalização.

Cuidados a ser tomados pelo profissional na rotina diária das organizações:

  • Manter um cadastro de produtos e participantes atualizados e com informações coerentes: no que diz respeito a NCM, unidade de medida, tipo do item, dados de clientes e fornecedores, por exemplo, também cabe o cuidado em não reutilizar códigos e atentar-se a não realizar cadastros em duplicidades;
  • Observar as regras tributárias vigentes para a atividade da sua empresa, sendo importante verificar a operação, origem e destino da operação, NCM, CST, tributação dos itens, bem como, itens que podem haver tributações diferentes (possibilidades de créditos presumidos ou suspensões).

Nesse caso, ficar atento quando da emissão dos documentos, pois estas informações impactam diretamente no imposto devido;

  • Atentar-se com a importação dos XML das notas de entradas, se no momento da importação os dados estão conforme o arquivo importado, como exemplo, item, quantidades e valores;
  • Atentar-se com a escrituração dos itens conforme a sua finalidade (insumos de produção, uso e consumo, material para revendas, ETC:);
  • Avaliar se o código da natureza da receita apresentado na EFD-Contribuições, deve estar de acordo com a operação; e
  • Ficar atento às possibilidades de créditos ordinários e presumidos permitidos em legislação para o seu ramo de negócio. E nas operações de vendas a possibilidade de suspensões.

Como por exemplo, para PIS/Pasep e Cofins, podemos citar as operações com milho em grãos, que nas entradas temos a possibilidade de créditos presumidos e quando de sua venda a suspensão da tributação

A geração e validação das obrigações acessórias é um passo muito importante e merece total atenção pelo profissional responsável.

Além dos cuidados a serem implementados na rotina do trabalho mencionados acima, no momento da geração das obrigações acessórias devemos atentar-se aos seguintes pontos: 

  • Realizar conciliações entre as obrigações acessórias, que possuem informações correlatas;
  • Atentar-se quanto ao envio das declarações, cuja a apresentação é centralizada na matriz ou deve ser por filiais, assim para cada CNPJ deve ser transmitida uma declaração;
  • Validar que todas as operações realizadas, pertencente a obrigação, estão sendo informadas, para isso, pode ser usado um checklist com os dados que devem constar na apresentação da obrigação; 
  • Fazer uso de relatórios para auxiliar o usuário a melhor conferir, compreender os valores e informações que estão sendo consideradas na obrigação gerada, para garantir que os valores nos demonstrativos das obrigações estão corretos;
  • Validar se a formação da base de cálculo para a apuração dos impostos está correta. Cada tributo possui um fato gerador específico, então é importante observar descontos, frete, ICMS ST entre outros que compõem o valor total da NFE;
  • Conferir a base contábil (se existe alguma base de cálculo de receitas lançadas somente no contábil) que deva receber tributação para fins de PIS/Pasep e Cofins;

Conferir a parametrização de sistemas em relação a exclusão do ICMS da Base de cálculo do PIS/Pasep e Cofins, visto que esse é um assunto recente.

Além desses, diversos confrontos podem ser realizados em cada uma das obrigações acessórias para sua empresa, a depender das operações realizadas no seu negócio, evitando falhas na escrituração e até mesmo recolhimento indevido de tributo.

Penalidades decorrentes de falhas na escrituração

Desde 2010 a RFB aumentou o foco de fiscalização dos grandes contribuintes, que em 2019 representavam apenas 0,01% das empresas brasileiras e corresponderam a 60% da arrecadação, mas não deixou de fiscalizar os pequenos e médios contribuintes.

Antes de sabermos a quais penalidades o contribuinte fica sujeito, vamos entender alguns conceitos:

  • Infração: toda ação ou omissão, voluntária ou involuntária, por pessoa jurídica ou pessoa física.
  • Fraude ou sonegação: procedimentos que violam a lei ou regulamento fiscal e podem ser classificados como crimes tributários.

Conforme previsto na Lei Federal nº 4.729, de 1965, o infrator pode sofrer multa que pode chegar a 5 vezes o valor do imposto. O ato ilícito também prevê uma detenção por um período que varia entre 6 meses e 2 anos.

Também é importante saber que a entrega das declarações zeradas, incorretas e declarações em atraso podem acarretar multas e notificações para os contribuintes. A exemplo da EFD Contribuições: sua omissão poderá gerar multas de 0,02% ao dia calculada sobre a receita bruta limitada a 1% aos que não cumprirem o prazo estabelecido. 

Alguns crimes tributários além das multas, que podem chegar até 150% do valor da dívida quando houver dolo, estão sujeitos a pena de reclusão, que pode variar de acordo com o fato ocorrido.

As obrigações acessórias são o reflexo das suas operações, seus bens, direitos e deveres, e estar em conformidade pode evitar desperdícios de recursos financeiros e a sobrevivência do seu negócio.

Além do compliance, quais as vantagens de apresentar as declarações acessórias corretamente?

Por menor que seja o seu negócio, os cuidados dos tópicos anteriores irão lhe trazer inúmeros benefícios, dentre eles:

  • Agilidade na validação do PVA e entrega das obrigações;
  • Agilidade no atendimento a fiscalização, auditoria eletrônica;
  • Redução de multas e penalidades;
  • Agilidade na apreciação nos pedidos de ressarcimentos;
  • Regularização com o fisco;
  • Maior segurança para tomada de decisões; e
  • Facilidade da obtenção de créditos em instituições financeiras.

Para garantir tudo isso, você precisa que sua empresa desenvolva um trabalho com excelência, e a assessoria fiscal/contábil e tributária da Dome te ajuda a manter o seu negócio em conformidade com suas obrigações acessórias e se manter competitivo no mercado.

Entre contato conosco que temos uma equipe preparada para lhe atender.

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